Como simplificar a rotina e encontrar tempo para você usando gerenciador de tarefas

Se você tem dificuldade de encontrar tempo para si mesma em meio a uma rotina intensa de tarefas e demandas, talvez você vá precisar mais do que uma lista de tarefas simples em um post-it, ou ainda, ficar tentando lembrar tudo de cabeça. O gerenciador de tarefas pode te ajudar a ganhar tempo e a facilitar o dia a dia com as demandas pessoais, da família e do trabalho.

Caso não tenha costume de usar esses aplicativos, talvez role um pouco de dificuldade no começo, mas vale a pena. E alguns são mais intuitivos que outros, então tudo depende do que você precisa e da sua disposição. Particularmente, gosto bastante do Notion para coisas pessoais e já trabalhei com ele, Trello, Monday e Clickup. Todos podem ser adaptados para o que você desejar, mas, para quem nunca utilizou nenhum desse, recomendo começar com o Trello ou Notion.

Antes das dicas práticas para utilizar o gerenciador de tarefas, vale relembrar algumas orientações importantes de organização, afinal, essas serão apenas ferramentas. Mas você vai precisar analisar suas demandas antes de passá-las para elas. Sendo assim, abra em outra guia esses textos que fizemos aqui no blog para você ler também:

• Rotina em família: dicas de organização, diversão e disciplina
• 10 dicas práticas para manter a organização da casa
• Como manter a casa em ordem mesmo em dias caóticos

Vantagens do gerenciador de tarefas

Mas por que não continuar anotando tudo em uma listinha ou apenas no bloco de notas do celular?

• Criar tarefas e lembretes recorrentes: se você precisa levar o cachorro para tomar banho a cada quinze dias, comprar a comida dos bichinhos ou qualquer coisa que precisa ficar lembrando de tempos em tempos, isso é fácil de configurar em um gerenciador de tarefas. Coisa que não dá para fazer na agenda e muito menos só contar com a memória.
• Compartilhar com outras pessoas: é possível colocar os filhos, marido/esposa/colaboradores da casa para visualizar as demandas e atribuir a cada um suas tarefas.
• Inserir informações complementares: dentro dos cartões/tópicos, é possível anexar documentos, fotos e deixar comentários e isso é muito útil. Por exemplo, se você tinha na lista de tarefas realizar um exame, você pode anexar o resultado depois e fica fácil de encontrar quando precisar.

Essas são algumas coisas legais, mas conforme você aprende a usar a ferramenta, enxerga cada vez mais possibilidades.

Como organizar as tarefas de casa no gerenciador de tarefas?

Existem diversos modelos de organização, você vai precisar encontrar o caminho que funciona melhor para você. Por exemplo, ao usar o Trello, você pode criar um quadro para cada área – profissional, pessoal, cômodos da casa, etc. Porém, o mais comum, e que recomendo, é concentrar o máximo de coisas em um lugar só, assim, você não vai precisar verificar toda hora diferentes lugares. A única divisão que acredito fazer sentido é: tarefas do trabalho e da vida pessoal, se vai compartilhar esse quadro de tarefas com outras pessoas, filhos, companheiros, equipe, etc.

Você pode então criar um quadro com “organização da casa” e criar tarefas como: planejar refeições da semana, organizar a geladeira, limpar a cozinha, levar o filho ao médico, limpar a caixinha de areia dos gatos e assim por diante. No trabalho, geralmente o pessoal se divide por áreas: comercial, marketing, social media, etc. Veja um vídeo do Trello para entender como funciona.

Gestão do lar no Notion

O Notion, para quem já se aventura um pouco nesses aplicativos, é mais interessante. Ele tem mais funcionalidades e mais modelos de quadros desenvolvidos, além da possibilidade de deixar tudo bem fofo. Você consegue, também, criar um menu inicial e diversas sub páginas para cada área da sua vida, por exemplo: finanças da casa, cuidados das plantas, dos pets, lista de desejos, organização da viagem em família, cronograma de faxina, lista de mercado, etc. A Danielle Jardim mostrou como ela faz essa gestão usando esse aplicativo para organizar as coisas da casa e da maternidade, dá uma olhada no vídeo dela que está bem didático.

Alguns modelos prontos que podem ser úteis para você (só entrar e adicionar ao seu Notion):

• Caderno de receita
• Compras de mercado mensal
• Monitor de hábitos
• Vision Board
• Cleaning time (faxina em inglês, mas você pode adaptar/traduzir)

Organize datas comemorativas

Organizar uma festa de aniversário demanda tempo, e às vezes inclui uma série de atividades muito específicas como encomendar salgados, comprar a decoração, enviar convites, etc. E isso pode ser feito em um lugar à parte/especial, como no exemplo do Trello acima. O Natal também é uma data que exige organização, para quem a celebra. Geralmente, envolve combinar onde vai ser, quais os pratos vão ter, quem vai levar o que, os presentes que precisam ser comprados (com aquela listinha pra não esquecer ninguém!) e é mais uma coisa que dá para ficar mais fácil utilizando um aplicativo para gerenciar suas tarefas. Olha esse exemplo, que interessante, você pode utilizar esse modelo clicando aqui, ou, se preferir, o Notion tem um modelo Natalino aqui.

Crie tarefas para você descansar

Se você precisa de tempo, precisa reservar o tempo. Em meio a tanta coisa, é muito difícil ter momentos de não ter nada a fazer, e ainda assim, não poderá fazer o que desejar caso seja necessário algum tipo de programação prévia. Como, por exemplo, se você quer fazer as unhas, não pode esperar que esse tempo simplesmente apareça. É necessário marcar o dia e horário com a profissional, correto? Fazer uma massagem, beber com as amigas, fazer alguma aula, etc. até mesmo hábitos diários de autocuidado, você pode colocar, para facilitar a adaptação para de fato virarem hábitos. Então, planejar o tempo que você quer para si mesma é essencial.

Esse modelo no Notion, por exemplo, foi feito só pra organizar os momentos de beleza e autocuidado. Além disso, você pode também planejar uma viagem sozinha, com amigos ou até em família. Esse modelo abaixo é outro exemplo de como fazer isso de maneira organizada também no Notion.

São diversas possibilidades na vida e nesses aplicativos. Use e abuse da criatividade. E aí, gostou das ideias de organização com gestor de tarefas?